○設楽町特定個人情報の取扱いに関する管理規程

平成28年12月1日

訓令第5号

(目的)

第1条 この規程は、設楽町の保有する個人番号及び特定個人情報(以下「保有特定個人情報等」という。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、町の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

(適用の範囲)

第2条 保有特定個人情報等及び特定個人情報ファイルの取扱いは、設楽町個人情報保護条例(平成17年設楽町条例第13号。以下「条例」という。)及びこの規程の定めるところによる。

(定義)

第3条 この規程における用語の意義は、条例第2条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによるほか、この規程において「課室等」とは、次に掲げるものをいう。

(2) 設楽町事務分掌規則(平成17年設楽町規則第13号)第3条により設置された出納室及び第6条により設置された津具総合支所管理課

(3) 設楽町保育所条例(平成23年設楽町条例第13号)第2条の規定に基づき設置された保育所

(4) 設楽町保健福祉センター条例(平成17年設楽町条例第114号)の規定に基づき設置された保健福祉センター

(5) 設楽町つぐ診療所条例(平成17年設楽町条例第138号)の規定に基づき設置された診療所

(総括保護管理者)

第4条 課室等における保有特定個人情報等の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置くこととし、副町長をもって充てる。

(保護管理者)

第5条 保有特定個人情報等を取り扱う課室等に、保護管理者を1名置くこととし、当該課室等の長をもって充てる。

2 保護管理者は、課室等における保有特定個人情報等の適切な管理を確保する任に当たる。なお、保有特定個人情報等を情報システムで取り扱う場合は、第6条で定めるシステム管理者と連携して、その任に当たる。

3 保護管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う職員(派遣労働者を含む。以下「事務取扱職員」という。)並びにその役割及び各事務取扱職員が取り扱う保有特定個人情報等の範囲を指定する。

(システム管理者)

第6条 情報システムを管理する課にシステム管理者を1名置くこととし、当該課室等の長をもって充てる。

2 システム管理者は、保有特定個人情報等のうち情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講ずる。

(監査責任者)

第7条 保有特定個人情報等の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を1名置くこととし、総務課長をもって充てる。

(保有特定個人情報等の適切な管理のための体制)

第8条 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。

(1) 事務取扱職員がこの規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護管理者への報告連絡体制

(2) 保有特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の事務取扱職員から保護管理者への報告連絡体制

(3) 保有特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化

(4) 保有特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制

(教育研修)

第9条 総括保護管理者は、事務取扱職員に対し、保有特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るため必要な教育研修を行う。

2 総括保護管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有特定個人情報等の適切な管理のため情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3 総括保護管理者は、保護管理者に対し、課室等の現場における保有特定個人情報等の適切な管理のため教育研修を行う。

4 保護管理者は、当該課室等の事務取扱職員に対し、保有特定個人情報等の適切な管理のため総括保護管理者が実施する教育研修への参加の機会を付与する。

(事務取扱職員の責務)

第10条 事務取扱職員は、条例及び番号法の趣旨に則り、この規程の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報等を取り扱わなければならない。

2 事務取扱職員は、保有特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱職員がこの規程に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。

3 総括保護管理者及び保護管理者は、保有特定個人情報等がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱職員に対して必要かつ適切な監督を行う。

(アクセス制限)

第11条 保護管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性に応じて、当該保有特定個人情報等にアクセスする権限を有する事務取扱職員とその権限の内容を、当該事務取扱職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。

2 アクセス権限を有しない職員は、保有特定個人情報等にアクセスしてはならない。

3 事務取扱職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報等にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第12条 事務取扱職員が、業務上の目的で保有特定個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は次に掲げる行為については、当該保有特定個人情報等の秘匿性に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、事務取扱職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(1) 保有特定個人情報等の複製

(2) 保有特定個人情報等の送信

(3) 保有特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4) その他保有特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(訂正)

第13条 事務取扱職員は、保有特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正を行わなければならない。

(媒体の管理等)

第14条 事務取扱職員は、保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。

(廃棄等)

第15条 事務取扱職員は、保有特定個人情報等又は保有特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

2 特定個人情報ファイルを削除した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認しなければならない。

(取扱状況の記録)

第16条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該保有特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第17条 保護管理者は、個人番号を利用する場合、番号法によりあらかじめ定められた事務に限定して利用することができる。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第18条 事務取扱職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第19条 事務取扱職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第20条 事務取扱職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第21条 保護管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(アクセス制御)

第22条 システム管理者は、保有特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下第33条を除き、第23条から第36条までにおいて同じ。)の秘匿性に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

2 システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第23条 システム管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性に応じて、当該保有特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第24条 システム管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性及びその量に応じて、当該保有特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、保有特定個人情報等を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第25条 システム管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性に応じて、情報システムの管理者権限を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第26条 システム管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(保有特定個人情報等の漏えい等の防止)

第27条 保有特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における保有特定個人情報等の漏えい等を防止するための措置を講ずる。

(不正プログラムによる保有特定個人情報等の漏えい等の防止)

第28条 システム管理者は、不正プログラムによる保有特定個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。

(情報システムにおける保有特定個人情報等の処理)

第29条 事務取扱職員は、保有特定個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。

2 保護管理者は、当該保有特定個人情報等の秘匿性に応じて、随時消去等の実施状況を重点的に確認する。

(暗号化)

第30条 システム管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。

2 事務取扱職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有特定個人情報等について、当該保有特定個人情報等の秘匿性に応じて、適切に暗号化を行わなければならない。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第31条 システム管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性に応じて、当該保有特定個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第32条 事務取扱職員は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログアウトを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第33条 事務取扱職員は、情報システムで取り扱う保有特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有特定個人情報等の内容の確認、既存の保有特定個人情報等との照合等を行う。

(バックアップ)

第34条 システム管理者は、保有特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管等の必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第35条 システム管理者は、保有特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する媒体・書類の移送手段)

第36条 この規程の手続に基づき、保有特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる。

(入退管理)

第37条 システム管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバー等の機器を設置する室その他の区域(以下「サーバー室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、部外者が立ち入る場合の事務取扱職員の立会い、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。

(サーバー室等の管理)

第38条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、必要があると認めるときは、サーバー室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

2 システム管理者は、災害等に備え、サーバー室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバー等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。

(保有特定個人情報等の提供)

第39条 保護管理者は、条例第7条の3の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有特定個人情報等を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等を記載した書面の提出を求め、併せて安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。

2 保護管理者は、条例第7条の3の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有特定個人情報等を提供する場合において、必要があると認めるときは、前項に規定する措置を講ずる。この場合、保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。

(業務の委託等)

第40条 保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項

(4) 特定個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(5) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき本町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。

3 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において、本町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。

4 委託先において、保有特定個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有特定個人情報等の秘匿性に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが第5項の措置を講ずる。保有特定個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

5 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う保有特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。

6 保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有特定個人情報等の取扱いに関する事項を明記する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第41条 保有特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱職員がこの規程に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事実を知った事務取扱職員は、直ちに当該保有特定個人情報等を管理する保護管理者に報告する。この場合において、保有特定個人情報等の漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、保護管理者は、システム管理者に報告しなければならない。

2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行わなければならない(事務取扱職員に行わせることを含む。)

3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。

4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告する。

5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。

(公表等)

第42条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。

2 公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに総務省行政管理局に情報提供を行う。

(監査)

第43条 監査責任者は、保有特定個人情報等の適切な管理を検証するため、第4条から前条までに規定する措置の状況を含む本町における保有特定個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第44条 保護管理者及びシステム管理者は、課室等における保有特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第45条 総括保護管理者、保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

(雑則)

第46条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。

附 則

この規程は、平成28年12月1日から施行する。

設楽町特定個人情報の取扱いに関する管理規程

平成28年12月1日 訓令第5号

(平成28年12月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成28年12月1日 訓令第5号