○設楽町文書管理規程
令和6年9月27日
訓令第2号
設楽町文書管理規程(平成17年設楽町訓令第11号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の収受及び配布(第11条―第13条)
第3章 公文書の作成及び処理(第14条―第21条)
第4章 公文書の施行(第22条―第25条)
第5章 公文書の整理及び保存(第26条―第40条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、法令等に定めがあるもののほか、公文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(公文書の管理に関する原則)
第2条 公文書は全て正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 公文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷その他の事故を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時の保護にも支障がないよう準備しておかなければならない。
3 公文書は、原則として、文書管理システムにより公文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他公文書の管理に関する事務の処理(以下「公文書の事務処理」という。)を行うこと等により、適正に管理し、かつ、利用しなければならない。
(1) 公文書 設楽町情報公開条例(平成25年設楽町条例第6号。以下「情報公開条例」という。)第2条第2項に規定する公文書をいう。
(2) 簿冊等 相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの及び単独で管理している公文書をいう。
(3) 課室等 設楽町事務分掌規則(平成21年設楽町規則第13号)第2条第1項に規定する本庁、同条第2項に規定する施設機関及び同規則第3条に規定する出納室をいう。
(4) 文書管理システム 公文書の事務処理を行うための情報処理システムであって、町長が管理するものをいう。
(5) 電磁的記録 情報公開条例第2条第2項に規定する電磁的記録をいう。
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は、町長の権限に属する公文書に関する事務(以下「公文書事務」という。)を統括するとともに、町役場に到達する文書の収受及び配布、町役場からの文書の発送並びに公文書の保存の事務を処理する。
2 総務課長は、公文書事務の適正化及び迅速化を図るため、必要な調査を行い、その結果に基づいて、課室等の長及び第6条に規定する文書主任に対し必要な指示をすることができる。
(課室等の長の職務)
第5条 課室等の長は、当該所管する課室等における公文書事務を管理し、常にその円滑適正な処理の促進に努めなければならない。
(文書主任)
第6条 課室等に文書取扱主任者(以下「文書主任」という。)を置く。
2 文書主任は、当該課室等の長が指名する。
(文書主任の職務)
第7条 文書主任は、その課室等の文書事務のとりまとめについて責任をもち、文書の整理、保管及び保存の状況を常に把握し、文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。
2 文書主任は、その課室等の文書の受領、浄書、発送の手続、整理、保管、保存その他文書事務を処理する。
(文書収配簿等の作成)
第8条 総務課長は、文書収配簿(町役場に到達する文書を課室等の文書主任宛に配布する場合に記録する帳簿(電磁的記録を含む。)をいう。以下同じ。)を作成するものとする。
2 総務課長は、公示令達番号簿(条例、規則及び告示の公示並びに訓令及び内訓の令達をする場合に記録する帳簿をいう。以下同じ。)を作成するものとする。
第9条 課室等の長は、公文書の事務処理を文書管理システムにより行うことができない場合は、次に掲げる帳簿を作成するものとする。
(1) 文書収発簿(文書を収受し、及び発送する場合に記録する帳簿をいう。以下同じ。)
(2) 文書送付簿(受領印を必要とする文書を送付する場合に記録する帳簿をいう。以下同じ。)
(3) 公文書管理台帳(完結した公文書(保存期間が1年以上のものに限る。)の名称その他の必要な事項を記録した台帳をいう。以下同じ。)
2 課室等の長において必要があると認めるときは、前項各号に掲げる帳簿のほか、必要な帳簿を作成することができる。
(記号及び番号)
第10条 文書に付する記号及び番号は、次に掲げるところによる。ただし、特に定めのあるものについては、この限りでない。
(1) 記号は、次の例示によること。ただし、これにより難いときは、総務課長に合議の上、別に定めることができる。
ア 庁内文書 総第 号
イ 庁外文書 庁内文書の記号に「設」を冠用すること。
(2) 番号は、次に掲げるところにより、文書管理システムで取得すること。ただし、公文書の事務処理を文書管理システムにより行うことができない場合は、この限りでない。
ア 毎年4月1日に更新すること。
イ 文書の収受又は起案ごとに取得し、1つの事件については、原則として、同一番号とすること。
ウ 1つの事件について、複数の文書の収受、起案又は施行を行うときは、原則として、完結するまで同一番号の枝番号を用いること。
第2章 文書の収受及び配布
(到達した文書の取扱い)
第11条 総務課長は、到達した文書を次に掲げるところにより処理し、当該課室等の文書主任に配布する。ただし、総務課長が配布するときは、原則として当該課室等の長を経由するものとする。
(1) 親展に係るものその他の開封をすることが不適当であると認められるものを除き、開封をすること。
(2) 文書の余白、封筒その他の適当な箇所に様式による収受印(以下単に「収受印」という。)を押し、文書収配簿に所要事項を記録すること。ただし、次に掲げるものについては、収受印及び記録を省略することができる。
ア 通知書、案内書その他これらに類するもので軽易であると認められるもの
イ 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
ウ 課室等宛のもの及び明らかに個人宛のもの
(3) 電報、入札書、訴訟及び不服申立てに関する文書その他到達の日時がその法律効果に影響を及ぼすような文書で前号の規定により収受印を押したものは、収受印の下に収受時刻を記入し、取扱者の印を押すこと。
(4) 2以上の課室等に関連する文書は、その最も関係の深い所管課に配布すること。
第12条 文書主任は、前条の規定により配布された文書のほか、総務課長を経由しないで課室等に到達した文書を次に掲げるところにより処理する。
(1) 全て開封すること。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
ア 親展に係るもの
イ アに掲げるもののほか、開封することが不適当であると認められるもの
ア 通知書、案内書その他これらに類するもので軽易であると認められるもの
イ 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
ウ 明らかに個人宛のもの
エ 文書収発簿又はそれに代わるべき帳簿を備え置いてその処理経過を明らかにしているもの
(3) 課室等に総務課長を経由しないで到達した文書のうち、電報、入札書、訴訟及び不服申立てに関する文書その他到達の日時がその法律効果に影響を及ぼすような文書で前号の規定により収受印を押したものは、収受印の下に収受時刻を記入し、取扱者の印を押すこと。
(4) 文書管理システム若しくは文書収発簿に記録した文書で重要であると認められるもの又は上司の明示の命令により処理する必要があると認められるものは課室等の長に、その他のものは当該文書に関係する者に配布すること。
(5) 前条の規定により配布された文書でその所管に属しないものは、文書により理由を付して総務課長に返付すること。
(6) 到達した文書に係る簿冊の名称その他の簿冊に関する事項(以下「簿冊に関する事項」という。)を文書管理システムに記録すること。ただし、当該文書の保存期間が1年未満であるものは、この限りでない。
第13条 執務時間外に到達する文書は、宿直勤務又は日直勤務を行う者が次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 文書の余白、封筒その他の適当な箇所に収受印を押し、文書収配簿に所要事項を記録すること。ただし、次に掲げるものについては、収受印及び記録を省略することができる。
ア 通知書、案内書その他これらに類するもので軽易であると認められるもの
イ 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
ウ 課室等宛のもの及び明らかに個人宛のもの
(2) 電報、入札書、訴訟及び不服申立てに関する文書その他到達の日時がその法律効果に影響を及ぼすような文書で前号の規定により収受印を押したものは、収受印の下に収受時刻を記入し、取扱者の印を押すこと。
(3) 電報その他の急いで処理する必要があると認められる文書は、直ちに課室等の長又は名宛人に通報し、又は送付し、その旨を文書収配簿に記録すること。
(4) 前号の規定により送付した文書以外の文書は、これを一括して翌日の執務時間の初めに総務課長に引き継ぐこと。ただし、設楽町の休日を定める条例(平成17年設楽町条例第3号)第1条第1項各号に掲げる休日その他これに類する日が2日以上にわたる場合は、1日宿直ごとに区分けし、及び結束して交替者に引き継ぐこと。
第3章 公文書の作成及び処理
(重要文書等の供覧)
第14条 収受した文書のうち町長又は副町長の閲覧に供する必要のある文書及び重要な文書で上司の明示の命令により処理する必要があると認められるものは、直ちに供覧の手続をとらなければならない。
(他の課室等に関係のある収受文書の取扱い)
第15条 収受した文書のうち他の課室等に関係のある文書は、逐次当該所管課へ回付するとともに必要がある場合は、写しをもって同時に照会する等適切な措置を講じなければならない。
(公文書の作成)
第16条 町長その他の行政機関の意思決定に当たっては並びに町長その他の行政機関の事務及び事業の実績については、処理に係る事案が軽微なものである場合を除くほか、公文書を作成して行い、又は作成しなければならない。この場合において、町長その他の行政機関の意思決定と同時に公文書を作成することが困難である場合においては、事後に作成することをもって足りる。
(文書の作成要領)
第17条 用紙は、日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)を縦長に用いるものとする。ただし、法令の規定、他の官公庁の取扱いその他町長がやむを得ないと認める理由によりA4判を用い、又は縦長に用いることができないときは、この限りでない。
2 文書は、左横書きとする。ただし、法令の規定及び他の官公庁の取扱いによるときその他町長が縦書きとすることをやむを得ないと認めるときは、この限りでない。
(文書の起案等)
第18条 決裁文書(町長その他の行政機関の意思決定の権限を有する者が承認に係る行為を行うことにより、その内容を当該行政機関の意思として決定し、又は確認した文書をいう。以下同じ。)及び供覧文書(閲覧に供すべき文書をいう。以下同じ。)は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、文書管理システムにより起案し、決裁を受け、又は閲覧に供さなければならない。
(1) 電子計算機を利用して文書の起案を行うことができるシステム(文書管理システムを除く。)により起案することが適当である場合
(2) 定例のもので一定の帳票その他様式により起案することが適当である場合
(3) 保存期間が1年未満の軽易な文書でその余白又はふせんを利用して起案することが適当である場合
(4) 通信障害その他の事由により文書管理システムにより起案し、決裁を受け、又は閲覧に供することができない場合
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書管理システムにより起案し、決裁を受け、又は閲覧に供することが適当でないと町長が認める場合
2 決裁文書及び供覧文書は、次に掲げるところにより起案し、決裁を受け、又は閲覧に供さなければならない。
(1) 全て件名を付して作成すること。この場合において、必要があるときは、法令、条例、規則その他の参考資料を添付すること。
(2) 関連事項は、支障のない限り一括して起案すること。
(3) 2以上の課室等(これに相当するものを含む。)に関係するときは、最も関係の深い課室等で起案し、関係の課に合議すること。ただし、関係の課室等に協議して同意を得た場合(合議について他に定めのある場合を除く。)は、当該同意をもって合議に代えることができる。
(4) 合議の順序については、関係の最も深いものを先にすること。
(5) 庁外宛に発送する文書の発信者名は、町長その他の町の意思等を対外的に表示することができる者の職名及び氏名を用いること。ただし、通知、事務連絡その他軽易であると認められるもの又は公印の印影を刷り込んだものについては、職名のみを用いることができる。
(6) 官公庁又は庁内宛に発送する文書の宛名及び発信者名は、職名のみを用いること。ただし、重要であると認められるものについては、この限りでない。
(1) 起案年月日その他の必要事項を記載し、決裁区分を判明させること。
ア 町長の決裁を受けるもの 町長
イ 副町長の決裁を受けるもの 副町長
ウ 課室等の長の決裁を受けるもの 課室等
(2) 同一事項で決裁を重ねるものについては、その完結に至るまで関係する決裁文書又は供覧文書を添付すること。ただし、要領を記載して添付を省略することができるものについては、この限りでない。
(3) 加除し、又は訂正したときは、その箇所が判明できるようにするすること。
(4) 起案者並びに決裁文書を承認し、又は供覧文書を閲覧した起案者の上司及び合議を受けた者は、文書を承認又は決裁承認すること。
(5) 急施を要するもの又は説明を要するものについては、起案者又はその上司が持参し、及び説明すること。
(6) 特定の個人が識別され、又は識別されうる情報その他の取扱いに注意を要する情報に係る文書については、非公開等の設定をすること。
4 前項の規定により文書(保存期間が1年未満であるものを除く。)を起案するときは、当該文書に係る簿冊に関する事項その他の必要な事項を文書管理システムに記録しなければならない。
(合議文書の取扱い)
第19条 合議を受けた事項について異議のないときは、遅滞なく承認に係る行為を行わなければならない。
2 合議を受けた事項について異議のあるときは、当該事項に関係する組織間において協議し、なお意見が相違して協議が一致しないときは、双方の意見を具し、上司の決裁を受けなければならない。
3 決裁後再度回付を要するものは、当該文書の施行及び取扱い上の注意欄その他の適当な箇所にその旨を明示しなければならない。
4 合議をした事項でその後起案の趣旨が変更され、又は否決されたものは、その旨を合議済みの関係する組織に通知しなければならない。
5 前項の規定は、前条第2項第3号ただし書の規定により、関係の課室等の同意をもって合議に代える場合に準用する。この場合において、前項中「合議をした事項」とあるのは「協議をした事項」と、「合議済み」とあるのは「協議済み」と読み替えるものとする。
(電話又は口頭による照会等の取扱い)
第20条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要であると認められるものは、その要領を記載して、処理しなければならない。
(未処理文書の取扱い)
第21条 文書主任は、文書管理システム(第9条第1項の規定により文書収発簿を作成したときは、当該文書収発簿を含む。)により常に未処理文書(回答、通知その他これらに類するもの(以下「回答等」という。)を行うこと又は回答等を得ることが必要な場合において、いまだ回答等を行わず、又は回答等を得ていない公文書をいう。以下同じ。)について調査し、その処理の促進に努めなければならない。
第4章 公文書の施行
(発送文書の取扱い)
第22条 起案者は、発送を要する文書を次に掲げるところにより処理し、及び当該文書を文書主任に提出しなければならない。
(1) 浄書し、原議書と照合の上割印すること。ただし、文書管理システムにより決裁された文書その他文書の性質及び内容により割印を要しないものについては、この限りでない。
(2) 施行を要する文書には、設楽町公印規程(平成17年設楽町訓令第15号)の定めるところにより、法令等で押印が必要とされている場合は公印を押印し、浄書文書と当該原議等を添えて、当該原議の公印使用欄に公印保管者の押印を徴し、公印使用の承認を得なければならない。ただし、文書管理システムにより公印使用の承認を得たものは、この限りでない。
2 文書主任は、発送を要する文書を、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 文書管理システムに所要の事項を登録すること。ただし、公文書の事務処理を文書管理システムにより行わないときは、文書収発簿その他の帳簿によりその処理に係る経過を記録することができる。
(2) 庁内宛に発送する文書は、総務課の区分箱を利用すること。ただし、急施を要するものその他特に必要があると認められるものは、文書送付簿により送付することができる。
(3) 庁外宛に発送する文書は、郵便に付し、又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務を利用して送付すること。ただし、持参することが適当であると認められるものは、文書送付簿により送付することができる。
(電磁的記録の取扱い)
第23条 前条の規定にかかわらず、電磁的記録の送付については、電子情報処理組織(本町の機関等の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)と送付を受ける者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)により行うことができる。
2 電磁的記録の送付に当たっては、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名(以下単に「電子署名」という。)を行うことができる。
3 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。
(郵送等の手続)
第24条 町役場における郵送に係る文書は、文書主任において、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(2) 大量の郵送に係る文書については、あらかじめ総務課長に連絡しなければならない。この場合において、必要があると認めるときは、料金後納制を利用することができる。
(3) 執務時間外の郵送に係る文書については、郵便切手を使用しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定により郵送に係る文書の送付を受けたときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 郵送依頼票と郵送に係る文書を照合すること。
(2) 郵送文書の重量及び料金を検査すること。
(3) 料金計器別納制又は料金後納制を利用すること。ただし、執務時間外その他の理由によりこれらにより難いときは、郵便切手を使用することができる。
(文書による公示及び令達の取扱い)
第25条 文書による公示及び令達は、町長が行うものにあっては総務課長が公示令達番号簿により番号を付し、課室等の長が行うものにあっては当該課室等の長が順次番号を付した上、直ちに所定の手続をしなければならない。
2 前項の場合において、町長が行うものにあっては、起案者は、条例、規則、告示及び訓令等に係る所定の書類等を速やかに総務課長に送付しなければならない。
第5章 公文書の整理及び保存
(公文書の完結の日)
第26条 公文書の完結の日は、次に掲げるところによる。
(1) 常時執務の用に供する帳簿その他これに類するものは、当該帳簿類が閉鎖された日。ただし、加除式の帳簿類から除冊されたものは、除冊された日
(2) 出納の証拠書類は、当該出納のあった日
(3) 契約文書は、当該契約を締結した日
(4) 公示及び令達に係る文書は、公示及び令達が行われた日
(5) 争訟関係文書は、当該事件が確定し、又は終了した日
(6) 発送を要する文書は、発送した日
(8) 前各号に掲げるもののほか、職員が組織的に用いる公文書 職員が組織的に用いるに至った日
(公文書の整理)
第27条 公文書は、一定の場所において整理し、及び保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
2 完結公文書(前条の規定により完結した公文書をいう。以下同じ。)は、決裁に係る年月日その他の必要事項の記載等を確認し、整理しなければならない。
(完結公文書の保存等)
第28条 完結公文書(保存期間が1年未満であるものを除く。次項において同じ。)は、決裁等に係る年月日その他の必要な事項の登録を確認の上、遅滞なく文書管理システムに完結の登録をしなければならない。
2 完結公文書は、文書管理システムにより保存しなければならない。ただし、文書管理システムにより保存することができない完結公文書は、次に掲げるところにより速やかに成冊(文書を冊子状に取りまとめることをいう。以下同じ。)をしなければならない。
(1) 年度(暦年による文書にあっては、年。以下この条において同じ。)ごとに成冊をすること。
(2) 第30条第1項に規定する公文書分類表に記載された文書名ごとに成冊をすること。
(3) 起端を前に、終結を後にすること。
(4) 背表紙を付け、これに年度、分類コード、文書名、保存期間、保存期間満了日及び所管課名を記入すること。
(5) 目次を付すこと。ただし、保存期間が1年の文書については、省略することができる。
3 紙数が少ないため保存期間が同一の他の文書と併せて成冊をすることが適当な文書については、これらを1冊にすることができる。この場合において、背表紙に成冊をした文書名を全て記入するものとする。
4 成冊をした文書は、必要に応じていつでも取り出し、用に供することができるよう整理して保管し、又は保存しなければならない。
(保存期間の種類等)
第29条 公文書の保存期間は、法令、条例、規則等の定めによる保存期間(以下この条において「法定期間」という。)を除くほか、永年、10年、5年、3年、1年の期間の5種類とする。ただし、法定期間のある公文書であっても、次条第1項に規定する公文書分類表において法定期間を超える保存期間を定めているものについては、これによる。
(公文書分類表)
第30条 公文書の分類及び保存期間は、総務課長が別表に定める基準に従い定める公文書の分類に係る一覧表(以下「公文書分類表」という。)による。
2 公文書分類表を修正しようとするときは、課室等の長は総務課長に依頼しなければならない。
(保存期間の起算日)
第31条 公文書の保存期間は、公文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日(保存期間が1年未満である公文書にあっては、当該公文書の完結した日)から起算する。ただし、暦年による公文書は、当該公文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日(保存期間が1年未満である公文書にあっては、当該公文書の完結した日)から起算する。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 情報公開条例第6条の規定による公開の請求があったもの 同条例第11条第1項又は第2項に規定する決定の日の翌日から起算して1年間
2 前項に規定するもののほか、保存期間が満了した公文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、課室等の長は、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。
2 前項の措置は、総務課長の同意を得た上で、公文書管理台帳への記載により定めるものとする。
3 第1項の規定により定めた措置については、総務課長の同意を得た上で、変更することができる。
(公文書の引継ぎ)
第34条 課室等の長は、成冊をした文書で永年及び10年の保存を要するものを取りまとめ、毎年7月末日までに、文書引継決議書又は文書管理システムを用いた引継ぎの依頼により総務課長に引き継がなければならない。
3 前項の規定により課室等において保管中の文書で保管の必要がなくなり、かつ、保存期間が満了していないものは、速やかに総務課長に引き継ぐものとする。
4 課室等の長は、保存期間が満了した簿冊等について、前条の規定により引継ぐことと定めたものは、毎年7月末日までに文書引継決議書又は文書管理システムを用いた引継ぎの依頼により、総務課長に引き継がなければならない。ただし、文書管理システムに保存した電磁的記録しかない簿冊等については、この限りでない。
2 総務課長は、審査の結果不適当なものがあると認めるときは、文書主任に対してその修正を求めることができる。
3 総務課長は、審査の結果、適当であると認めるときは、当該引継ぎを承認するものとする。
(文書の収蔵)
第36条 総務課長は、前条第3項の規定による承認をしたときは、装丁に留意して当該文書を書庫に収蔵しなければならない。
2 前項の規定により書庫に収蔵された文書(以下「収蔵文書」という。)は、いつでも閲覧できるように整理しておかなければならない。
(文書の管理)
第37条 収蔵文書は総務課長が、その他の文書は課室等の長がそれぞれ管理する。
(収蔵文書の閲覧及び借用)
第38条 収蔵文書を閲覧し、又は借用しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。
2 総務課長は、特に必要があると認めるときは、収蔵文書の閲覧又は借用を拒否することができる。
2 廃棄文書目録の保存期間は、30年とする。
3 特定の個人が識別され、又は識別されうる情報その他の取扱いに注意を要する情報に係る公文書を廃棄するときは、焼却、裁断その他これらに類する方法によらなければならない。
4 第1項の規定により廃棄に係る決定を行った公文書のうち、文書管理システムにより保存されている公文書を廃棄するときは、当該電磁的記録の消去その他これに類する方法によらなければならない。
(収蔵文書の廃棄手続)
第40条 総務課長は、収蔵文書について、廃棄するものがあるときは、毎年7月末日までに、前条第1項の規定により廃棄を予定している文書に係る目録(以下「廃棄予定文書目録」という。)を作成して課室等の長に送付しなければならない。
2 課室等の長は、廃棄予定文書目録の送付を受けたときは、第32条の規定の適用がある文書以外の文書名を総務課長に通知しなければならない。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
(経過規定)
2 この訓令の施行の際現に存する従前の様式による帳票類は、当分の間、なお使用することができる。
別表(第29条、第30条、第33条関係)
区分 | 保存期間 | |
1 | 1 条例、規則、訓令、例規等で重要なもの 2 公有財産に関する重要なもの 3 予算、決算及び収支に関する重要なもの 4 町議会に関する特に重要なもの 5 町勢の沿革に関し重要なもの 6 町の区域及び境界の変更に関するもの 7 統計資料及び地図類で基本となるもの 8 各種台帳、原簿類で特に重要なもの 9 官報及び県公報 10 訴訟に関する重要なもの 11 許可、認可及び契約に関する特に重要なもの 12 ほう償及び表彰に関するもの 13 職員の進退及び賞罰に関するもの 14 その他永年保存を必要とするもの | 永年 |
2 | 1 許可、認可及び契約に関する重要なもの 2 登録、設計、検査等に関する重要なもの 3 その他10年保存を必要とするもの | 10年 |
3 | 1 許可、認可及び契約に関する比較的重要なもの 2 決算報告の終わった収入支出の証拠書類 3 その他5年保存を必要とするもの | 5年 |
4 | 1 報告、届出、調査、資料等に関するもの 2 台帳、原簿に記入の終わった申請書類 3 その他3年保存を必要とするもの | 3年 |
5 | 1 軽易の事案又は一時の処理に属する調査、報告、願届等に関するもの 2 庁内各課間の往復文書 3 その他1年保存を必要とするもの | 1年 |