○設楽町教育委員会文書事務取扱規程
平成17年10月1日
教育委員会訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書の記号及び文書番号(第6条・第7条)
第3章 文書の収受及び配布(第8条―第11条)
第4章 文書の処理(第12条―第16条)
第5章 浄書及び発送(第17条)
第6章 整理及び保存(第18条―第23条)
第7章 雑則(第24条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 設楽町教育委員会(以下「教育委員会」という。)における文書事務の取扱いについて、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(公文書の種類)
第2条 公文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条の規定により制定をするもの
(2) 訓令 所属の機関及びその職員に対する命令で、公表の必要があるもの
(3) 訓 所属の機関及びその職員に対する命令で、公表の必要がないもの
(4) 内訓 訓のうち、秘密のもの
(5) 告示 法令の規定に基づいてする行政処分で公示するもの
(6) 公告 告示以外のもので公示するもの
(7) 往復文 照会、回答、通知、報告、諮問、副申、申請、通達その他これに類するもの
(8) 指令 願い又は申請に対する指示又は命令
(9) その他 契約書、証明書その他前各号に該当しないもの
(課長の責務)
第3条 教育課長(以下「課長」という。)は、常に文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。
(文書取扱担当者)
第4条 文書取扱担当者(以下「文書担当者」という。)は、総務担当主査又は総務係長がこれに当たる。
(準用)
第5条 設楽町文書管理規程(平成17年設楽町訓令第11号。以下「町文書管理規程」という。)第2条及び第3条の規定は、文書事務取扱いの原則及び秘密文書の取扱いについて準用する。
第2章 文書の記号及び文書番号
(1) 規則、訓令及び告示は、その区分により「設楽町教育委員会規則」「設楽町教育委員会訓令」及び「設楽町教育委員会告示」とし、番号は令達番号簿によること。
(2) 訓及び内訓の記号は、その区分により「訓」及び「内訓」とし、番号は、令達番号簿によること。
(3) 往復文の記号は、暦年を表わす数字と「設教委」の略字を記入すること。
(4) 異なる番号の収受文書を1つの文書により処理するときは、当該番号のうち適宜のものを文書の番号とすること。この場合においては、他の番号を起案書の文書番号に併記すること。
(準用)
第7条 町文書管理規程第18条及び第44条の規定は、文書の分類記号及び保存年限について準用する。
第3章 文書の収受及び配布
(収受の事務)
第8条 教育委員会事務局(以下「事務局」という。)に到着した文書については、文書担当者が収受の事務を行う。
2 事務局において、直接持参の方法により到着した文書で、文書担当者以外の職員が受領した文書については、文書担当者に送付し、収受の手続を受けなければならない。
(一般取扱い)
第9条 文書担当者は、文書を収受したときは、次の各号に定める手続により教育課長に配布しなければならない。
(1) 教育委員会、教育委員会教育長(以下「教育長」という。)、教育課長及び事務局等あての文書は開封し、当該文書の余白に収受印を押し、文書収受処理簿に登載の上配布すること。
(2) 前号に該当しない文書は、開封しないで配布すること。
(1) 教育委員会及び教育長宛ての親展文書 封をしたまま封皮に収受印を押し、特殊文書処理簿に必要な事項を記載の上、受領印を徴して配布すること。この場合において、教育委員会、教育長が親展文書を開封した結果、当該文書が特別の取扱いをする必要がない文書であった場合は、直ちに文書担当者に返付し、前条第1号の手続を経なければならない。
(2) 書留郵便物、配達証明郵便物その他特殊取扱郵便物 教育委員会、教育長、教育課長及び事務局等あてのものによっては開封し、当該文書の余白に収受印を押し、その他のものにあっては、封をしたまま封皮に収受印を押し、書留収配簿に必要な事項を記載の上、受領印を徴して配布すること。
(3) 電報 余白に収受印を押し、電報収配簿に必要な事項を記載の上、受領印を徴して配布すること。
(4) 運送便による物品 物品収配簿に必要な事項を記載の上、受領印を徴して配布すること。
(準用)
第11条 町文書管理規程第8条の規定は、文書の収受及び配布について準用する。
第4章 文書の処理
(配布を受けた文書の処理)
第12条 教育課長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するものを除き、処理期限を示して、事務担当者に配布するものとする。
(文書の発信者名)
第13条 文書の発信者名は、原則としては、教育委員会名を用いなければならない。ただし、設楽町教育委員会教育長に対する事務委任規則(平成27年設楽町教育委員会規則第5号)で委任されたものにあっては、教育長名をもってする。
(回議)
第14条 起案者は、主査、係長、課長補佐、教育課長等関係職員の回議又は閲覧に供した後、教育長の決裁又は閲覧を受けなければならない。
(合議)
第15条 起案の内容が、他の事務局に関係を有する場合は、当該起案書を関係課長に合議しなければならない。
2 合議は、必要かつ最小限の範囲にとどめ、事務処理の促進に努めなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず、あらかじめ会議、文書の写しの送付その他の手段により関係課長と協議することによって、同項の合議を省略することができる。
(準用)
第16条 町文書管理規程第14条の規定は、文書の処理について準用する。
第5章 浄書及び発送
(準用)
第17条 町文書管理規程第26条から第32条までの規定は、浄書及び発送について準用する。この場合において、同訓令中、次の表の左欄に掲げる字句は、それぞれ同表の右欄に掲げる字句に読み替えるものとする。
第6章 整理及び保存
(保管文書の引継ぎ)
第18条 保管期間を経過した保存すべき文書(以下「保存文書」という。)は、文書目録を添えて、毎年5月31日までに文書担当者に引き継がなければならない。
(保存年限の区分基準)
第19条 文書の保存年限区分基準は、別表のとおりとする。
(文書の保存)
第20条 教育課長は、保存文書を書庫に収蔵しなければならない。
(文書の借覧等)
第21条 職員が保存文書を借覧しようとするときは、教育課長の承認を受けなければならない。
2 保存文書は、職員以外の者に閲覧又は謄写をさせてはならない。ただし、教育課長の承認を受けたときはこの限りでない。
3 保存文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、特に必要がある場合は、教育課長の承認を受けて期間を延長することができる。
4 借覧した文書は、抜取り、取替え又は訂正をしてはならない。
5 借覧した文書は、転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、教育課長の承認を受けたときは、この限りでない。
6 借覧した文書は、借覧期間内においても教育課長が返納を要求したときは、速やかに返納しなければならない。
(文書の廃棄)
第22条 教育課長は、保存文書が保存期間を経過したときは、当該文書を廃棄するものとする。
2 保存期間を経過した文書であっても、なお必要があると認められるものは、更に保存期間を定めて、これを延長して保存することができる。
3 保存期間中の文書であっても、保存の必要がないと認める場合は、廃棄することができる。
4 保管を要しない文書は、文書目録を作成し、教育課長の承認を受けて廃棄するものとする。
第7章 雑則
(準用)
第24条 町文書管理規程における諸帳簿の様式等の規程について、準用する。
附則
この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
附則(平成27年2月6日教委訓令第1号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
別表(第19条関係)
文書保存年限区分基準表
・永年保存
1 規則、訓令、例規等で重要なもの
2 公有財産に関する重要なもの
3 教育制度及び教育機関の沿革に関し重要なもの
4 統計資料及び地図類で基本となるもの
5 各種台帳、原簿類で基本となるもの
6 教育公報
7 争訟に関する重要なもの
8 許可、認可及び契約に関する特に重要なもの
9 ほう賞及び表彰に関するもの
10 職員の進退及び賞罰に関するもの
11 その他永年保存を必要とするもの
・10年保存
1 許可、認可及び契約に関する重要なもの
2 登録、設計、検査等に関する重要なもの
3 その他10年保存を必要とするもの
・5年保存
1 許可、認可及び契約に関する比較的重要なもの
2 その他5年保存を必要とするもの
・3年保存
1 報告、届出、調査、資料等に関するもの
2 台帳、原簿に記入の終わった申請書類
3 その他3年保存を必要とするもの
・1年保存
1 軽易な事案又は一時の処理に属する調査、報告、願い、届等に関するもの
2 庁内各課等間の往復文書
3 その他1年保存を必要とするもの