○設楽町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成17年10月1日
訓令第18号
(趣旨)
第1条 この要綱は、設楽町役場(以下「本庁」という。)及び設楽町役場津具総合支所(以下「支所」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データを厳重に保護管理するものとする。
(1) 戸籍情報システム 本庁サーバ室内に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍及び改製された戸籍(以下「除籍等」という。)、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) 出力帳票 戸籍情報システムから出力印字された帳票をいう。
(5) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍管掌者は、戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ、プログラム、ドキュメント等の適確な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、本庁町民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、磁気記録及びプログラムの異状の有無を点検しなければならない。
3 点検事務を委託して実施する場合には、戸籍情報の保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は端末機の適正な管理をするため、本庁及び支所に端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という)を1人ずつ置き、戸籍担当職員のうちから指名する。
(入退室管理)
第7条 次に掲げる戸籍情報システムの管理及び運用が行われる室等において、それぞれのセキュリティ区分に応じた入退室管理を行うものとする。
セキュリティ区分 | 室等 |
レベル2 | 戸籍情報システムのデータ、戸籍用サーバ保管室 |
レベル1 | 端末機の設置場所(端末機の操作又は表示内容が目視できる場所) |
2 それぞれのセキュリティ区分に応じた入退室管理の方法は、次のとおりとする。
セキュリティ区分 | 入退室管理の方法 |
レベル2 | 次条に規定する入退室管理者から許可された者のみが入退室を行うことができる。識別を行うために、入退室者には、名札の着用を義務付ける。 |
レベル1 | 識別を行うために、名札の着用を義務付ける。 |
(入退室管理者)
第8条 保護管理者は、前条に規定する入退室管理を適正に行うため、本庁及び支所に入退室管理者を1人ずつ置き、戸籍担当職員のうちから指名する。
(鍵の管理)
第9条 レベル2のセキュリティ区分の室(以下「レベル2室」という。)についての鍵の管理は、保護管理者が行う。
2 レベル2室については、入退室管理者から許可を得ている者に限り、鍵を貸与するものとする。
(データ保護)
第10条 保護管理者は、データの改ざん、漏洩、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、関係者以外の者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と直接連動して処理してはならない。また、データを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、施錠できる場所に保管し、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第11条 保護管理者は、データが記録された磁気ディスク等(以下「データ磁気ディスク」という。)を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) データ磁気ディスク等の安全を確保するため、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管しなければならないこと。
(2) データ磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならないこと。
(3) データ磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならないこと。
(出力帳票の管理)
第12条 保護管理者は、出力帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票の安全を確保するため施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管しなければならないこと。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならないこと。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならないこと。
(ドキュメントの管理)
第13条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄を行おうとする者は、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第14条 保護管理者は、本庁及び支所の戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行及び保管等の運用方法を定めるとともに、その利用について厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、取扱責任者及び入退室管理者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況(アクセスログの状況)
(2) 端末機の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 入退室の管理状況
(6) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第16条 端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 取扱職員は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務(以下「戸籍業務等」という。)に必要な場合以外に端末機の操作を行ってはならない。また、戸籍に関するデータを、戸籍業務等に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第18条 保護管理者は、戸籍データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。
2 前項において、新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期にこれを実施しなければならない。
(会議)
第19条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)本庁町民課内に置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者、入退室管理者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、本庁町民課住民窓口係において処理する。
附則
この要綱は、平成17年10月1日から施行する。
別表(第17条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
| 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | ・施錠できる戸籍専用ラックに設置 ・施錠できる戸籍専用ラックの鍵の管理 | サーバは本庁サーバ室の施錠できる戸籍専用ラックに設置、入退室管理者がその鍵を管理する。サーバを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる戸籍専用ラック | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システムブックレス」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。 |