○設楽町文書管理規程

平成17年10月1日

訓令第11号

目次

第1章 総則(第1条―第4条)

第2章 文書管理

第1節 文書取扱主任者(第5条―第7条)

第2節 収受及び配布(第8条―第13条)

第3節 文書の処理(第14条―第25条)

第4節 浄書及び発送(第26条―第36条)

第5節 整理、保管及び保存(第37条―第48条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、設楽町における文書の管理について必要な事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条 事務処理は、文書によって行うことを原則とする。

2 文書の処理は、すべて正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に運営されるようにしなければならない。

3 文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。

4 すべての文書は、上司の許可を受けなければ、これを関係者以外の者に示し、内容を告げ、その写しを与え、又は庁外へ持ち出してはならない。

(秘密文書の取扱い)

第3条 職員は、秘密を要する文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容が漏れないようにしなければならない。

(公文の種類)

第4条 公文の種類は、設楽町公文例規程(平成17年設楽町訓令第12号。以下「公文例規程」という。)第2条に規定する公文をいう。

第2章 文書管理

第1節 文書取扱主任者

(文書取扱主任者)

第5条 課、室及び施設機関(以下「課」という。)に文書取扱主任者(以下「文書主任」という。)を置く。

2 文書主任は、当該課の長(以下「課長」という。)が指名する。

3 文書主任は、その課の文書事務のとりまとめについて責任をもち、文書の整理、保管及び保存の状況を常に把握し、文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

4 文書主任は、その課の文書の受領、浄書、発送の手続、整理、保管、保存その他文書事務を処理する。

(課長の責務)

第6条 各課長は、常にその課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(文書事務の指導及び改善)

第7条 総務課長は、各課の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。

第2節 収受及び配布

(収受の事務)

第8条 本庁に到着した文書は、総務課において収受の事務を行う。ただし、午後5時15分から翌日の始業時刻まで及び休日その他勤務を要しない日に到着した文書の収受及び配布については、設楽町当直規程(平成17年設楽町訓令第27号)の定めるところによる。

2 料金が未払又は不足である郵便物等は、総務課長が公務に関すると認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って受領することができる。

3 庁外から直接持参の方法により到着した文書で総務課の職員以外の職員が受領したものについては、主務課長はこれを総務課に送付し、収受の手続を受けなければならない。

(一般取扱い)

第9条 総務課長は文書を収受したときは、次に定める手続により主務課長(2以上の課に関係のある文書にあっては、当該文書に最も関係の深い課長。次条において同じ。)に配布しなければならない。

(1) 町長、副町長及び課長(以下「町長等」という。)あての文書は、開封し、当該文書の余白に収受印(様式第1)を押して配布すること。この場合において、当該文書のうち、総務課長が配布先を明らかにしておく必要があると認めたものについては、一般文書収配簿(様式第2)に必要な事項を記載の上、受領印を徴すること。

(2) 前号に該当しない文書は、開封しないで配布すること。

(特殊取扱い)

第10条 前条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書は、総務課長が収受し、それぞれ当該各号に定める手続により配布しなければならない。

(1) 町長等あての親展文書 封をしたまま封皮に収受印を押し、親展文書収配簿(様式第3)に必要な事項を記載の上、町長、副町長あてのものにあっては総務課長に、その他のものについては名あて人に、受領印を徴して配布すること。この場合において、主務課で親展文書を開封した結果、当該文書が特別の取扱いをする必要がない文書であった場合は、直ちに総務課長に返付し、前条第1号の手続を経なければならない。

(2) 書留郵便物、配達証明郵便物その他の特殊取扱郵便物 町長等あてのものにあっては開封し、当該文書の余白に収受印を押し、その他のものにあっては封をしたまま封皮に収受印を押し、書留収配簿(様式第4)に必要な事項を記載の上、受領印を徴して主務課長に配布すること。

(3) 電報 余白に収受印を押し、電報収配簿(様式第5)に必要な事項を記載の上、受領印を徴して主務課長に配布すること。

(4) 運送便による物品 物品収配簿(様式第6)に必要な事項を記載の上、受領印を徴して主務課長に配布すること。

(5) 金券文書 余白に収受印を押し、金券収受簿(様式第7)に必要な事項を記載の上、受領印を徴して、町長及び副町長の決裁の上、会計管理者に配布すること。

(文書収受の特例)

第11条 定例かつ軽易な同一案件で窓口事務を所掌する課において、常時大量に収受する文書に限り、総務課長の承認を得て直接当該課で収受することができる。この場合において当該課で収受印を押さなければならない。

(権利に消長のある文書の取扱い)

第12条 債権譲渡通知書、差押通知書その他文書収受の日時が権利の得喪に関係がある文書は、その封皮に収受印を押し、時刻を明記し、取扱者がこれに受領印を徴して主務課長に配布しなければならない。

(誤って配布を受けた文書の取扱い)

第13条 配布された文書が当該課の主管に属さないものであるときは、直ちに当該文書を総務課長に返付しなければならない。

第3節 文書の処理

(配布を受けた文書の処理)

第14条 主務課長は、文書の配布を受けたときは、文書主任をして直ちに当該文書を点検させ、文書処理簿(様式第8)に必要な事項を記載の上、直ちに処理をしなければならない。ただし、事務の性質上直ちに処理することができないときは、専決事項に属するものを除き、その文書の欄外に「供覧」の朱印を押して町長及び副町長に供覧し、その指示及び承認を受けなければならない。

2 重要又は異例な文書については、その処理に先立って町長及び副町長の指示を受け、処理しなければならない。

3 文書主任は、他の課に関係のある文書の配布を受けたときは、その旨関係課の文書主任に連絡し、必要があるときは、その写しを送付しなければならない。

(起案)

第15条 事案を起案するときは回議用紙(様式第9)又は軽易な文書は複写回議用紙(様式第10)を用いるものとする。ただし、軽易又は定例的なものは、当該収受文書等の余白に朱書して処理することができる。

2 前項の規定にかかわらず、内容の不備等により返付を要する文書又は軽易な照会、回答及び督促は、往復用紙、督促用紙又は付せん用紙により処理することができる。

3 事案が重要なもの又は異例に属するものは、根拠法令、調査事実、前例その他の参考事項を記載し、又は関係書類を添付して起案の根拠、理由及び経過等を明らかにしなければならない。

(例文処理)

第16条 次の各号に掲げるもののうち常例の文案によることができる事案で、施行文をあらかじめ印刷することができるものについての起案は、一定の帳簿により、又は回議用紙に文案を印刷し、若しくはその記載を省略して処理することができる。

(1) 定例的な往復文

(2) 法令の規定により様式が定められているもの

(3) その他総務課長が適当と認めるもの

2 前項の規定により処理する事案は、あらかじめ文案その他について総務課長の承認を受けなければならない。ただし、前項第2号に該当するものについては、この限りでない。

(起案の要領)

第17条 起案文の書式については、公文例規程の定めるところによるものとし、文章は平易かつ簡明に、文字は正確に書くものとする。

2 回議用紙には、文書の記号、番号、起案年月日、起案者氏名等を所定欄に記載し、起案者欄に押印しなければならない。この場合において、当該起案が収受文書に基づくものであるときは、その収受文書を添えるものとする。

3 電報案は、特に簡易を旨とし、電文を傍書し、末尾に総字数を記載するものとする。

4 金額その他重要な箇所を訂正したときは、その箇所に押印するものとする。

5 回議用紙の特別取扱い表示には、次に掲げる取扱いとする。

(1) 必要に応じて、「親展」、「書留」、「はがき」、「電報」、「速達」等については、回議用紙の施行上の特別取扱欄にその旨「朱書」で明記しなければならないこと。

(2) 秘密を要するものについては、右上欄に「秘」を朱書し、秘密の保持に留意しなければならないこと。

(3) 発送文書の特に発送の日付を指定しようとするものについては、回議用紙の発送欄にその旨明記しなければならないこと。

(文書の記号及び番号)

第18条 文書には、次に定めるところにより、記号及び毎年4月1日から起番した番号を付さなければならない。ただし、第1号及び第2号の規定の番号は、暦年で付するものとする。

(1) 条例、規則、訓令及び告示の記号は、その区分により「設楽町条例」、「設楽町規則」、「設楽町訓令」及び「設楽町告示」とし、番号は、令達番号簿(様式第11その1)によること。

(2) 訓及び内訓の記号は、その区分により「訓」及び「内訓」とし、番号は、令達番号簿(様式第11その2)によること。

(3) 収受文書の記号は、年度を表す数字と総務課長が別に定める主務課を表す略字を記入すること。この場合において、当該収受文書が許可、認可等の行政処分に係るものであるときは、年度を表す数字と主務課を表す略字の間に「令」の文字を記入する。

(4) 異なる番号の収受文書を1つの文書により処理するときは、当該番号のうち適宜のものを文書の番号とすること。この場合においては、他の番号を回議用紙の文書番号欄に併記する。

2 同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、同一文書番号を付けるものとする。

3 次の各号に掲げる文書については、番号を省略し、「号外」として処理することができる。

(1) 部外者から文書で閲覧だけにとどめるもの、届出(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書

(2) 証明に関する文書

(3) 軽易な文書

(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書

(5) 請求書

(6) 電報

(7) 文書記号等をつけることを要しないように、様式が定められている文書

(8) 法令の規定によって、文書処理簿に代わるべき帳票に記載するように定められている文書

(9) 前各号に掲げるもののほか、文書記号等を付ける必要がないと、総務課長が認める文書

(文書の日付)

第19条 文書の日付は、施行の日を用いるものとする。

(文書の発信者名及びあて先名)

第20条 文書の発信者名は、原則として町長名を用いなければならない。ただし、その他軽易な文書等については、副町長及び課長名を用いることができるものとし、依命通達には、副町長名を用いるものとする。

2 前項の規定にかかわらず、公文例規程第2条に規定する第1号から第7号までに掲げる文書には、すべて町長名を用いるものとする。

3 文書の発信者名及びあて先名の記載に当たり、往復文(許可、認可等の行政処分に係るものその他重要と認められるものを除く。)については職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。

(回議)

第21条 起案書は、主査、係長、課長補佐、主幹、課長、副町長その他関係職員に回議した後、町長の決裁を受けなければならない。

(合議)

第22条 起案の内容が他の課に関係する場合は、当該起案書を関係課長に合議しなければならない。

2 合議は必要かつ最小限の範囲にとどめ、事務処理の促進に努めなければならない。

3 合議を受けた関係課長において異議があるときは、協議を行い、なお意見が一致しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

4 合議を求めた起案について、起案の内容が著しく変更されたときは、合議した関係課長に通知しなければならない。

(秘密文書等の取扱い)

第23条 起案書の内容が秘密を要するもの、緊急を要するもの又は重要なものであるときは、持ち回りで回議又は合議をしなければならない。

(不在処理の方法)

第24条 代決者が事務を代決したときは、「代」と記入し、押印するものとする。この場合、後閲を必要とするときは、「後閲」と記入し、決裁者の登庁後直ちに閲覧に供するものとする。

2 急を要する起案書で決裁者以外の上司が不在のときは、「不在」と記入して回議するものとする。この場合において、重要なものについては、起案者において後閲の手続をしなければならない。

3 前項の規定は、決裁に至るまでの手続過程において合議を受ける者が不在の場合に準用する。

(供覧)

第25条 供覧を要する文書は、回議用紙を用い、「供覧」の表示をして関係職員に回付するものとする。ただし、軽易又は定例的なものは、当該文書の余白に朱書して処理することができる。

2 第22条第1項及び第2項並びに第23条の規定は、前項の場合について準用する。

第4節 浄書及び発送

(文書の浄書)

第26条 決裁を終えた文書(以下「原議」という。)で施行を要するものは、主務課において浄書するものとする。

2 原議の浄書は、正確明瞭に行い、原議を浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。

(文書の審査)

第27条 主務課長は、当該原議について書式及び用字、用語、文体等について審査し、訂正を要すると認めたときは、起案の内容を変更しない範囲内において訂正することができる。

(浄書の範囲)

第28条 主務課長は、審査済の原議について、浄書の種別を決定し、それぞれの担当者をして浄書させるものとする。

2 浄書文書と原議の校合は、主務課において行う。

3 浄書者及び校合者は、原議の所定欄に押印しなければならない。

(公印)

第29条 施行を要する文書には、設楽町公印規程(平成17年設楽町訓令第15号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、浄書文書と当該原議等を添えて、当該原議の公印使用欄に公印保管者の押印を徴し、公印使用の承認を得なければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、原則として公印の押印を省略するものとする。

(1) 次に掲げる往復文

 町の機関に発する往復文(特に重要なものを除く。)

 軽易な往復文

(2) 書簡文(公用文形式のものを除く。)

(割印及び契印)

第30条 特に重要と認められる文書については、割印又は契印をしなければならない。

(発送の手続)

第31条 文書を発送しようとするときは、当該文書を総務課長が別に定める時刻までに総務課に送付しなければならない。

2 前項の規定により文書を総務課に送付する場合において、主務課においてあて先を記載した封筒に入れ、帯封をし、又は包装をし、必要により親展、書留等の表示をしておかなければならない。

3 電報を発信しようとするときは、主務課において電報発信用紙に電文その他必要な事項を記入し、当該原議を添えて総務課に送付しなければならない。

4 運送便によるものは、主務課において包装をし、あて名その他必要な事項を記載の上、総務課に送付しなければならない。

(発送の方法)

第32条 前条の規定により送付を受けた文書、物品及び電報の発送方法の決定及び種別の認定は、総務課長が行い、発送するものとする。

(経由印)

第33条 町を経由する文書のうち、副申又は添書を必要としないものは、当該文書の余白に経由印(様式第12)を押印して施行することができる。

(公報登載による文書の施行)

第34条 設楽町広報に登載して文書を施行するときは、主務課で広報原稿用紙に記載の上、主務課長の決裁を受け、原議とともに総務課長の合議を得て広報担当課に送付するものとする。

(原議の処理)

第35条 文書を施行したときは、取扱者が原議に施行年月日を記入し、取扱者印を押印しなければならない。

(未処理文書の追求)

第36条 主務課長は、処理期限を経過しているにもかかわらず処理されていないものを調査し、その理由を明らかにして速やかに処理するように努めなければならない。

第5節 整理、保管及び保存

(文書整理の原則)

第37条 文書は、常に整理し、必要な文書を必要なときに直ちに取り出せるようにしておかなければならない。

(未完結文書の管理)

第38条 未完結文書(施行を要する文書で施行の終わっていないもの、施行を要しない文書で決裁の終わっていないもの及び供覧を要する文書で供覧の終わっていないものをいう。)は、保管庫等において適正に管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の完結)

第39条 文書主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、当該原議に完結年月日を記入した上、文書処理簿に完結年月日及び分類、種別を記入しなければならない。

(完結文書の整理)

第40条 文書主任は、次の各号により、完結文書を整理編集しなければならない。

(1) 別に定める類目、種別(文書保存年限表)に区分し、1件ごとに施行年月日の順に整理し、終結文書が最上位となるようにすること。

(2) 事案が2件(会計関係文書については、会計年度)以上にわたるものは、完結の年に属する文書に編集すること。

(3) 事案が数類目に関係のあるものは、最も関係の深い類目に編集し、他の関係類目にその旨を記載すること。

(4) 種別を異にする文書を一括して編集するときは、長期のものに編集すること。

(5) 編集した表紙には、名称、年度、種別、類目等を記載すること。

(6) 資料、図書、書籍等文書とともに編集できないものは、適宜、箱若しくは袋等に入れて整理すること。この場合においては、関係類目を記入する。

(完結文書の保管及び保存)

第41条 完結文書(施行を要する文書で施行の終わったもの、施行を要しない文書で決裁の終わったもの及び供覧を要する文書で供覧の終わったものをいう。以下同じ。)は、ファイルにとじ込み(これにより難い文書にあっては、他の適当な用具に収納し)、事案の処理が完結する日の属する年度の末日までに主務課長が指定する保管庫の上段に整理し、及び保管しなければならない。

2 前項の規定により保管した文書は、当該年度の終了後、速やかに、当該保管庫の下段に移し替え、前年度の文書として1年間保存しなければならない。

3 前2項の規定により難いときは、これらの規定にかかわらず、他の適当な方法により完結文書を保管し、及び保存することができる。

(保存文書目録の作成等)

第42条 主務課長は、前条第2項又は第3項の規定により保存する文書について、保存文書目録(様式第13)を作成しなければならない。

2 前項の規定により保存文書目録を作成した文書で保存年限が1年を超えるものについては、索引目次(様式第14)を作成し、当該文書に添付しなければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第43条 第41条第2項に規定する保存の期間が終了し、更に保存の必要がある文書は、当該文書の保存文書目録を添えて毎年5月31日までに総務課に引き継がなければならない。ただし、常時使用する等特別の事情により主務課で保存することを要する文書については、この限りでない。

2 前項の規定にかかわらず、秘密を要する文書は、主務課において保存しなければならない。

(保存年限)

第44条 文書の保存年限は、次の区分のとおりとする。

永年保存(第1種)

10年保存(第2種)

5年保存(第3種)

3年保存(第4種)

1年保存(第5種)

2 文書の保存年限は、別表に定める保存年限区分基準に基づき主務課長が定めるものとする。

3 文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(引継文書の保存)

第45条 総務課長は、第43条第1項の規定により引継ぎを受けた文書(以下「引継文書」という。)を書庫に収蔵しなければならない。

2 総務課長は、毎年1回以上引継文書についてばく書又は虫害等の予防をしなければならない。

(引継文書の借覧等)

第46条 職員が引継文書を借覧しようとするときは、総務課長の承認を受けなければならない。

2 引継文書の借覧期間は、15日以内とする。ただし、主務課において特に必要がある場合は、総務課長の承認を受けて期間を延長することができる。

3 借覧した文書は、抜取り、取替え又は訂正をしてはならない。

4 借覧した文書は転貸し、又は庁外へ持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を受けたときは、この限りでない。

5 借覧した文書は、借覧期間内においても総務課長が返納を要求したときは、速やかに返納しなければならない。

6 引継文書について特別の事情により主務課において保存する必要が生じたときは、主務課長は、総務課長にその文書の返却を求め、これを保存することができる。

(文書の廃棄)

第47条 総務課長は、引継文書が保存年限を経過したときは、主務課長と協議の上、廃棄文書目録(様式第13)を作成して当該引継文書の破棄を決定するものとする。

2 保存年限を経過した文書であっても、なお必要があると認められるものは、総務課長が主務課長と協議の上、1年を単位として保存年限を延長して保存することができる。

3 保存年限経過前の文書であっても、総務課長が主務課長と協議して保存の必要がないと認める場合は、廃棄文書目録を作成して当該文書の廃棄を決定することができる。

4 主務課長は、その保存する文書について、前3項の例により廃棄文書目録を作成して廃棄を決定し、又は保存年限を延長して保存するものとする。

(廃棄文書の取扱い)

第48条 廃棄を決定した文書は、他に利用されるおそれのないような方法で処分しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、廃棄を決定した文書のうち他の課において資料として利用することが適当と認められるものは、総務課長は、主務課長と協議の上、当該他の課に引き渡すことができる。

附 則

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第3号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月27日訓令第6号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年12月8日訓令第9号)

この規程は、平成21年1月1日から施行する。

別表(第44条関係)

文書保存年限区分基準表

永年保存(第1種)

1 条例、規則、訓令、例規等で重要なもの

2 公有財産に関する重要なもの

3 予算、決算及び収支に関する重要なもの

4 町議会に関する特に重要なもの

5 町勢の沿革に関し重要なもの

6 町の区域及び境界の変更に関するもの

7 統計資料及び地図類で基本となるもの

8 各種台帳、原簿類で特に重要なもの

9 官報及び県公報

10 訴訟に関する重要なもの

11 許可、認可及び契約に関する特に重要なもの

12 ほう償及び表彰に関するもの

13 職員の進退及び賞罰に関するもの

14 その他永年保存を必要とするもの

10年保存(第2種)

1 許可、認可及び契約に関する重要なもの

2 登録、設計、検査等に関する重要なもの

3 その他10年保存を必要とするもの

5年保存(第3種)

1 許可、認可及び契約に関する比較的重要なもの

2 決算報告の終わった収入支出の証拠書類

3 その他5年保存を必要とするもの

3年保存(第4種)

1 報告、届出、調査、資料等に関するもの

2 台帳、原簿に記入の終わった申請書類

3 その他3年保存を必要とするもの

1年保存(第5種)

1 軽易の事案又は一時の処理に属する調査、報告、願届等に関するもの

2 庁内各課間の往復文書

3 その他1年保存を必要とするもの

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設楽町文書管理規程

平成17年10月1日 訓令第11号

(平成21年1月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印等
沿革情報
平成17年10月1日 訓令第11号
平成19年3月30日 訓令第3号
平成19年9月27日 訓令第6号
平成20年12月8日 訓令第9号